Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Masuk Dan Keluar Berbasis Web Pada Kantor Desa Hibun Kecamatan Parindu

Abstract

Kantor Desa Hibun di Kecamatan Parindu, Kabupaten Sanggau, Provinsi Kalimantan Barat, menghadapi tantangan dalam pengelolaan arsip surat masuk dan keluar. Selama ini, proses pengarsipan dilakukan secara manual menggunakan buku catatan arsip tanpa dukungan sistem basis data, sehingga menyulitkan dalam pencarian serta pelacakan dokumen secara cepat, terutama ketika terjadi perubahan atau pembaruan data yang mendesak. Hal ini menyebabkan keterlambatan dan ketidakefisienan dalam pengelolaan arsip surat di desa. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara, serta studi literatur. Pemodelan sistem yang diusulkan dirancang menggunakan Unified Modeling Language (UML), dan pada tahap pengembangan, digunakan bahasa pemrograman HTML, CSS, JavaScript, PHP, serta MySQL sebagai sistem manajemen basis data. Sistem informasi yang dirancang mencakup fitur-fitur penting, termasuk pencatatan dan pengarsipan surat masuk dan keluar, pengelolaan data surat, serta laporan terkait aktivitas surat-menyurat. Dengan penerapan sistem ini, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses pengarsipan di Kantor Desa Hibun, sekaligus memperbaiki manajemen dokumen yang selama ini menjadi hambatan dalam operasional kantor.